Accettazione e ricoveri

L’accettazione è il momento in cui si ricevono richieste di determinate prestazioni e in particolare si svolgono le pratiche per ammettere i clienti e i pazienti all’interno della struttura sia per visita che per ricovero.

Per Clinica La Veterinaria, il termine accettazione è tecnicamente corretto ma emotivamente sterile.

In ambito veterinario, l’accettazione è un’attività necessaria per costruire un rapporto di fiducia e collaborazione tra il cliente e i medici che assisteranno il paziente in un momento in cui l’animale ha bisogno di aiuto.

Ecco perché preferiamo parlare di accoglienza come se parlassimo di ospiti e non di “accettazione” come se parlassimo, invece, di malati.

L’accettazione è una prassi necessaria per legge mentre l’accoglienza è la capacità di focalizzarsi sulle aspettative dei clienti in un momento in cui si stanno per prendere decisioni assistenziali che riguardano i loro animali.

Essere accoglienti significa mettere in atto comportamenti cortesi e gentili per mettere il cliente a proprio agio e fargli sentire gradita la sua presenza proprio come se si trattasse di un ospite piacevolmente atteso, bilanciando formalità e familiarità.

L’accettazione va così gestita:

Chiedere al Cliente se è già registrato.

Nel caso in cui non lo fosse, procedere con la registrazione e inserire:

1) dati anagrafici del Cliente (nome, cognome, data di nascita, indirizzo, codice fiscale)

2) recapiti telefonici (fisso e mobile)

3) indirizzo mail

4) dati dell’animale

5) nel caso di un cane, INSERIRE il MICROCHIP. Qualora il cane ne fosse sprovvisto, riferite al Direttore Sanitario

6) fare firmare Informativa Privacy e Consenso al trattamento dei dati

Nel caso di Clienti già registrati, verificare sempre che abbiano già sottoscritto Informativa e Consenso e in caso contrario, sottoporre i documenti per la firma e aggiornare l’anagrafica.

Si richiede di prestare MASSIMA ATTENZIONE al codice fiscale: errori di digitazione (lettere e cifre errate o mancanti, ad esempio) rallentano il lavoro degli operatori di Back Office che, a fronte di dati incompleti o errati, sono costretti a fare le verifiche e le correzioni necessarie per poter poi registrare le fatture.

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